DGVM ZERT – Kriterienkatalog nach DIN ISO 9001:2015

Qualitätsmanagement & Zertifizierungssystem für Verbände und Organisationen

Der Weg ist das Ziel: Machen Sie sich auf den Weg zu einem eigenen QMS, das die Effizienz Ihres Verbandes in allen Bereichen fördert. Der vorliegende Kriterienkatalog bietet Ihnen dabei Unterstützung, Anleitung und Anregung.

Was ist DGVM ZERT?

DGVM ZERT ist ein Qualitätsmanagement- und Zertifizierungssystem speziell für Verbände und Organisationen das erstmals 2006 in Anlehnung an die Anforderungen der internationalen Normenreihe für Qualitätsmanagement ISO 9000 entwickelt wurde. In Erweiterung dieser Norm berücksichtigt es die Besonderheiten von Verbänden und vergleichbaren Organisationen.

Auf Basis des DGVM ZERT Kriterienkataloges kann jeder Verband ein individuelles, auf ihn zugeschnittenes Managementsystem entwickeln und implementieren.

Zertifizierte Verbände berichten, dass die Dynamik im Verband in allen Bereichen deutlich zugenommen hat und insbesondere die Einbindung des Ehrenamtes besser gelungen ist. Abgesehen davon fördert das Gütesiegel das Image des Verbandes, stärkt das Vertrauen in die Organisation bei Mitgliedern und Mitarbeitern zugleich.

Im Zuge der Revision der ISO 9001 aus dem Herbst 2015, wurde der DGVM ZERT-Kriterienkatalog umfassend überarbeitet. In der 3. Version (2017) löst alle bisherigen Versionen der DGVM ZERT-Norm ab.

Der Weg ist das Ziel: Machen Sie sich auf den Weg zu einem eigenen QMS, das die Effizienz Ihres Verbandes in allen Bereichen fördert. Der vorliegende Kriterienkatalog bietet Ihnen dabei Unterstützung, Anleitung und Anregung.

DGVM ZERT Kriterienkatalog

Der Katalog in der Fassung nach DIN ISO 9001:2015 steht in der 3. vollständig überarbeiteten und erweiterten Auflage zur Verfügung.

190,- € inkl. MwSt. und Versand (DGVM-Mitgliedsverbände erhalten den Katalog zum Preis von 100,- € inkl. MwSt. und Versand)

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Die 5 Anforderungsbereiche

Der DGVM Kriterienkatalog enthält in stichwortartiger Frageform alle wesentlichen Kriterien, die zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach DGVM ZERT erforderlich sind. Diese sind die fünf Anforderungsbereiche eingeteilt.

Allgemeine Anforderungen

Umfasst die grundlegenden Voraussetzungen und die Anforderungen an dokumentierte Informationen gemäß DGVM ZERT

Strategische Geschäftsabläufe und Führungsprozesse

Verbandsgrundsätze, Verbandsziele mit Erfolgsbewertungen und die Bereitstellung von Ressourcen

Personalmanagement

Personalplanung und -gewinnung, Schulung, Fortbildung, Motivation, Mitarbeiterführung, Entlohnungsformen etc.

Mitgliedermanagement

Mitgliedergewinnung, Mitgliederbetreuung, Verlust/Ausschluss von Mitgliedern, Mitgliedsbeiträge, Umgang mit Daten, Compliance

Die Prozesse des Geschäftsbetriebs

Sichern die Geschäftsabläufe die Erfüllung des Verbandszwecks?


DGVM ZERT Berater

Der Weg ist das Ziel! Diese Berater begleiten Sie auf dem Weg zum zertifizierten Verband

B’VM Beratergruppe für Verbandsmanagement

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Ein systematischer Ansatz für erfolgreiches Verbandsmanagement

Jeder Verband strebt nach Erfolg. Gradmesser für Erfolg sind die Zufriedenheit der Interessenpartner und ihr Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der betreffenden Organisation. Dies wird durch Eigenschaften gefördert, die aus Sicht der Mitglieder einen Verband kennzeichnen sollten: dienstleistungs- und mitgliederorientiert, effizient, durchsetzungsstark und modern.

Dirk Günther

Zu den Mitgliedern kommen weitere Anspruchsgruppen, die an einen Verband ebenfalls berechtigte, durchaus Veränderungen unterworfene Interessen, Wünsche und Forderungen richten: die Öffentlichkeit, der Gesetzgeber, Entscheidungsträger in Parteien und Fraktionen auf regionaler, Bundes- und europäischer Ebene, Behörden, Medien, Kampagnenpartner, Sponsoren, Spender, potenzielle Mitglieder, ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter, Funktionsträger sowie sonstige Geschäftspartner.

Der Fülle von Anforderungen der Interessenpartner zu entsprechen und sich zügig auf Veränderungen des Umfeldes einstellen oder sie idealerweise antizipieren zu können, ist eine beachtliche und permanente Managementaufgabe. Nur so können Chancen genutzt und Risiken für die Organisation, die Zufriedenheit der Partner und damit für den Erfolg des Verbandes vermieden werden.

Verbände verfügen zu diesem Zweck über diverse Stellhebel und Gestaltungsmöglichkeiten: Die Klärung der strategischen Ausrichtung und der Kernkompetenzen, die interne und externe Kommunikation, Service- und Dienstleistungen, die politische Interessenvertretung, das Marketing, die Gestaltung der Strukturen und Prozesse, Finanzen und Controlling oder die Personalentwicklung sind einige grundsätzlich geeignete punktuelle Ansätze.

Systembedingt bergen punktuelle Ansätze den Nachteil, dass sie nicht alle Leistungsbereiche und die gesamte Leistungserbringung eines Verbandes in den Blick nehmen können. Ein systematischer Ansatz, der die Organisation von der strategischen Ausrichtung über Strukturen und Arbeitsabläufe und die bewusste Orientierung an internen und externen Anspruchsgruppen bis hin zur Vermeidung von Risiken und Hindernissen gleichzeitig berücksichtigt, bürgt für einen deutlich spürbareren und nachhaltigeren Erfolg.

Ein solcher Ansatz ist das Qualitätsmanagement (QM), ein weltweit anerkannter Standard. Qualitätsmanagement beruht auf den Grundsätzen der Mitglieder- und Zielgruppenorientierung, der Klarheit der Unternehmenspolitik und -ziele, der Optimierung der Arbeitsabläufe, der ständigen Verbesserung, der Einbeziehung der Mitarbeiter, einer systemischen Herangehensweise, die insbesondere Wechselwirkungen von Maßnahmen in den Blick nimmt, einer kennzahlengestützten Entscheidungsfindung sowie einer nutzenstiftenden Beziehung zu allen Interessenpartnern.

Das wohl bekannteste QM-Modell basiert auf der internationalen Normenreihe DIN EN ISO 9000ff. Während die ISO 9000 Grundlagen und Begriffe thematisiert und die ISO 9001 die Anforderungen für ein zu zertifizierendes QM-System beschreibt, beschäftigt sich die ISO 9004 insbesondere mit dem Thema Effizienz eines QM-Systems. Die ISO 19011 schließlich stellt einen Leitfaden für das Auditieren von QM- (und Umwelt-Management-)Systemen dar. Die Normen ISO 9002 und 9003 sind im Jahr 2000 inhaltlich in den anderen Normen aufgegangen und daher zurückgezogen worden.

Im Verständnis der Normenreihe ist Qualität insbesondere Prozess- und Ergebnisqualität, also die Fähigkeit, selbst gesteckte Ziele gemessen an definierten Anforderungen zu erreichen. Und diese internen und externen, impliziten wie expliziten Anforderungen werden von den bereits genannten Anspruchsgruppen wie Gesetzgeber, Mitglieder, Geschäftspartner, Zielgruppen etc. beschrieben. Die Anwendung der Norm fördert dabei eine systematische Herangehensweise an das Management einer Organisation, indem sie Antworten einfordert zu den Fragestellungen: Was wollen wir erreichen? Wie wollen wir es erreichen? Und wie stellen wir das sicher?

Die DIN EN ISO 9001 verlangt folglich konsequent, dass ein QM-System – also ein Gesamtkonzept von Maßnahmen und Instrumenten – aufgebaut, dokumentiert, verwirklicht, aufrechterhalten wird und seine Wirksamkeit ständig zu verbessern ist. Die Norm beschreibt systematisch den Weg zur Erreichung und Sicherstellung der Prozess- und Ergebnisqualität. Sie hat dabei allerdings kein universell gültiges System vor Augen, sondern gibt einen Rahmen vor, der nach den individuellen Gegebenheiten jeder Organisation auszufüllen ist.

Die in der Norm formulierten Anforderungen an ein QM-System gelten dabei ausdrücklich unabhängig von der Branche, der Größe oder der Struktur der Organisationen, die sie anwenden, und somit selbstverständlich auch für Verbände. Trotz dieser Tatsache haben die Sprache und der Duktus der ISO 9001 dazu geführt, dass sich Verbände bei einer ersten Annäherung an Qualitätsmanagement und die zitierte Norm nicht damit leichttun, hierin für den verbandstypischen Alltag einen geeigneten Maßstab zu sehen.

Das seit 2006 bestehenden Management- und Zertifizierungssystem DGVM ZERT für Verbände hat in diesem Zusammenhang Wertvolles geleistet: DGVM ZERT hat die Anforderungen der Norm 9001 für die fokussierte Anwendung in Verbänden sprachlich sowie bezogen auf Strukturen und Problemstellungen zugeschnitten. Ein umfangreicher Fragenkatalog stellt sicher, dass das Management- und Zertifizierungssystem für Verbände aller Größenordnungen und Arten (wie Berufs- oder Wirtschaftsverbände, sozial oder wissenschaftlich ausgerichtete Organisationen etc.) anwendbar ist. Auch Geschäftsabläufe, die in einem Verband gegebenenfalls im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes dargestellt werden, werden mit DGVM ZERT systematisch erfasst.

DGVM ZERT unterstützt Verbände dabei, ein auf sie zugeschnittenes Managementsystem zu entwickeln, das die Geschäftsabläufe in der gesamten Verbandsorganisation optimiert. Störpotenziale, Risiken und Ineffektivität werden identifiziert und reduziert, gleichzeitig wird die Effizienz der Arbeitsabläufe systematisch beleuchtet. Verbandsziele und Verbandsleistungen werden definiert und überprüft. Und die Mitglieder- und die Mitarbeiterzufriedenheit werden ermittelt und beurteilt.

In einem ersten Schritt werden dazu die einzelnen Anforderungen des vorliegenden Kriterienkatalogs überprüft und mit „erfüllt“, „nicht erfüllt“ beziehungsweise „nicht erforderlich“ bewertet. Je nach Ergebnis der Bestandsaufnahme, werden dann geeignete Maßnahmen ergriffen, die zur Erfüllung der Zertifizierungskriterien erforderlich sind. Das bedeutet in manchen Fällen eine Neu- und Umstrukturierung der Verbandsorganisation. In anderen Fällen reicht eine punktuelle Optimierung der bestehenden Systeme.Die eigentliche Zertifizierung erfolgt auf Grundlage eines Audits, das exklusiv durch die beiden Zertifizierer TÜV Rheinland Group und Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) durchgeführt wird.

DGVM ZERT wurde unter Federführung der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V. in Anlehnung an die Anforderungen der Normenreihe ISO 9000 von einer Projektgruppe entwickelt, zu der erfahrene Verbandsberater und Verbandsmanager ebenso gehörten wie Qualitätsmanagement-Experten aus führenden Zertifizierungsgesellschaften.

Beim Studium des Fragenkatalogs ist Verbänden unmittelbar und jederzeit deutlich, um welche verbandsrelevanten Themen und Aspekte es bei den Anforderungen an ein QM-System im Verband geht: Verbandsziele, interne Kommunikation und Gremienarbeit, Bereitstellung von Ressourcen, Personalplanung und -gewinnung, Fortbildung und Personalentwicklung sind beispielhafte Inhalte der DGVM ZERT.

Allein diese Aufzählung bringt Verbänden zudem die vielleicht überraschende Erkenntnis, dass sie bereits über zentrale Elemente eines Qualitätsmanagementsystems verfügen. Es wird zwar weder QM-System genannt, noch wird es vollständig den Anforderungen an ein solches System entsprechen können. Aber es wird doch deutlich, dass Verbände bei der Einführung eines QM-Systems auf zahlreichen Bausteine aus ihrem Geschäftsalltag aufbauen können, wie beispielsweise einem Leitbild, Organigramm und Organisationsanweisungen, Formblättern und Formularen, Protokollen und Auswertungsbögen.

Wie in jedem Entwicklungsprozess wird auch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems wesentlich getragen durch die Unterstützung überzeugter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Verbandsmanagement kann die Nützlichkeit des Vorhabens vor Prozessbeginn erfahrungsgemäß leicht aus dem Mitglieder- sowie dem Eigeninteresse der Mitarbeiter an klaren Verantwortlichkeiten, transparenten und effizienten Arbeitsabläufen, einem aktuellen Stand der Dokumentenstruktur sowie dem Eliminieren lästiger Verzögerungen und Hindernisse heraus begründen.

Motivierte Mitarbeiter sind ferner die beste Voraussetzung für eine überschaubare Dauer bei der Einführung eines QM-Systems, die im Übrigen von der Größe einer Organisation und dem individuellen Stand der beschriebenen Prozesse und weiterer Anforderungen der Norm bestimmt wird. Jeder Verband kann in der Folge die Maßnahmen zur Erfüllung der Zertifizierungskriterien in Eigenregie organisieren oder sich durch geeignete Berater unterstützen lassen. Sofern Verbände auf DGVM ZERT-spezifizierte Berater zurückgreifen wollen, finden sie hierfür im Anhang zu diesem Kriterienkatalog weitere Hinweise.

Die Ihnen vorliegende aktualisierte Fassung des DGVM ZERT-Kriterienkatalogs berücksichtigt die offizielle Überprüfung und Neuausgabe der DIN EN ISO 9001 von 2015.

Verbände, die DGVM ZERT als QM-System eingeführt und zertifiziert haben, haben die gleiche Erfahrung gemacht: Ein Qualitätsmanagementsystem auf der Basis der DIN EN ISO 9001 verschafft Verbänden eine gesteigerte Reputation und Attraktivität gleichermaßen bei der aktuellen wie auch der potenziellen Mitgliedschaft. Es schafft Vertrauen, da dem Managementsystem die besondere Berücksichtigung von Mitglieder- und Zielgruppenorientierung immanent ist und es die Leistungsfähigkeit der Organisation dokumentiert.

Für ein überzeugendes Marketing ist demzufolge eine Zertifizierung des QM-Systems naheliegend. Die Zertifizierung und die jährlichen Überprüfungsaudits bieten zudem einen weiteren Anreiz für eine kontinuierliche Verbesserung und die systemgerechte Anwendung des QM-Systems. Schöner Nebeneffekt einer Zertifizierung nach DGVM ZERT ist, dass ein Verband zwei Zertifikatsurkunden erhält: neben dem Zertifikat nach DGVM ZERT noch das nach der zugrunde liegenden Norm 9001.

Was sind die speziellen Anforderungen an ein Managementsystem für Verbände und Organisationen?

Wie Unternehmen für ihre Kunden, so sind auch Verbände bestrebt, für ihre Mitglieder optimale Leistungen zu erbringen. Dennoch schleifen sich oftmals über Jahre Handlungs- und Verfahrensweisen ein, die auf Veränderungen im Verbandsumfeld nicht reagieren und zu unnötiger Verschwendung von Ressourcen führen. Sich ändernde Risiken für die Aktivitäten des Verbands werden nicht beachtet und die Ausschöpfung von Potenzialen wird verhindert. Kurz: Der Faktor Qualität leidet erheblich.

Dr. Hans-Jürgen Richter

 

Um ausgerichtet auf die satzungsgemäßen Zielsetzungen modern und dienstleistungsorientiert geführt zu werden, ist es für Verbände wichtig, durch umfassende Qualität zu überzeugen. Diese Qualität wird von den Mitgliedern erwartet. Sie sind es, die sich von „ihrem Verband“ wünschen, dass er modern, schlagkräftig und dienstleistungsorientiert sein soll. Dabei soll er effektiv arbeiten und alle Interessen zufriedenstellend bündeln und vertreten.

Allein diese Anforderungen dauerhaft zu erfüllen, ist für das Management schon eine Herausforderung. Doch es gilt auch, die Interessen weiterer Partner zu berücksichtigen: der Politik, des Gesetzgebers, der Medien, der gesellschaftlichen und regionalen Öffentlichkeit, Finanzpartner und Spender, Dienstleistungspartner, potenziellen Förderer und Neumitglieder, aber auch aller haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter einschließlich der Funktionsträger und freiwilligen Helfer.

Zudem muss sich die Leistungsfähigkeit eines Verbandes innerhalb seines realen, sich ständig verändernden Umfeldes dauerhaft weiterentwickeln und permanent nach innen und nach außen kommuniziert werden.

Um diese einzigartige Vielfalt verbandlicher Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse zu verknüpfen und dadurch eine effektive Leistungserbringung im Verband zu ermöglichen, werden verschiedene Konzepte auf die Managementprozesse von Verbänden angewendet, die sich im Management erwerbswirtschaftlicher Unternehmen bewährt haben.

Doch in den meisten Fällen der hier verwendeten Managementmodelle fehlt ein wirklich gesamthafter, systematischer Ansatz, der die Gesamtleistungsfähigkeit des Verbandes im Fokus hat und insbesondere auf die Erreichung der Verbandsziele unter Berücksichtigung der Zufriedenheit der Mitglieder und der Wirtschaftlichkeit orientiert ist. Diesen Ansatz haben wir mit unserer Projektgruppe DGVM ZERT verwirklicht.

DGVM ZERT – Werkzeug für modernes Verbandsmanagement

Aus dem Instrumentarium an modernen Managementtools, die sich im erwerbswirtschaftlichen Bereich bewährt haben, und den damit zur Verfügung stehenden Erfahrungen lassen sich Adaptionen vornehmen, die die Anwendung derselben Grundprinzipien auf klassische Verbände genauso erlauben wie auf angeschlossene erwerbswirtschaftlich orientierte Organisationseinheiten wie Service-Gesellschaften.

Als herausragend in diesem Zusammenhang muss sicherlich das mit der internationalen Normenreihe ISO 9000 beschriebene Modell einer Organisation bezeichnet werden. Neben dem auf das Geschäftsprozessmanagement bezogenen Ansatz fußt dieses Modell auf den weiteren Grundsätzen des Managements:

  • Mitglieder- und Kundenorientierung,
  • Führung und Führungsverantwortung,
  • Einbeziehen der Menschen in der Organisation,
  • prozessorientierter Ansatz für die Verbandsaktivitäten,
  • faktengestützte Entscheidungsfindung,
  • Reflexion und Verbesserung sowie
  • Beziehungsmanagement hinsichtlich aller Interessenpartner.

Obwohl sich der innerhalb dieser Normenreihe formulierte Anforderungskatalog ISO 9001 explizit auf den Erfolgsfaktor „Qualität“ begrenzt und somit gewissermaßen einschränkend ein Modell für ein Qualitätsmanagementsystem beschreibt, verfolgt die Normenreihe insgesamt das Ziel, das Erreichen des Zwecks jeder Form einer Organisation, also auch eines Vereins, zu fördern: die Erfordernisse und Erwartungen der Mitglieder und der weiteren Interessenpartner zu ermitteln und zu erfüllen, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und dabei risikobewusst in wirksamer und effizienter Weise zu agieren, sowie umfassende organisatorische Leistungen und Fähigkeiten zu erreichen, aufrechtzuerhalten und zu verbessern.

In Verbindung mit dem ausdrücklichen Verzicht der Normenreihe auf formale Forderungen nach einer einheitlichen Strukturierung und Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems fordert diese Zielsetzung geradezu dazu heraus, den Begriff der Qualität nicht nur in unmittelbarem Bezug auf die von einer Organisation gelieferten Produkte und Dienstleistungen zu sehen, sondern ihn im Sinne von „umfassender Qualität der gesamten Organisation“ sehr viel weiter zu fassen.
Dabei sollten die weiteren individuellen Erfolgsfaktoren wie

  • Innovationskraft,
  • Kommunikationsfähigkeit,
  • Wirtschaftskraft,
  • Compliance,
  • Nachhaltigkeit,
  • gesellschaftliche Verantwortung oder
  • Image

gleichberechtigt mit dem Faktor Qualität in ein individuelles, auf den einzelnen Verband zugeschnittenes Managementsystem einbezogen werden, das als Instrument für ein modernes Verbands- und Service-Management die zukunftsorientierte Ausrichtung des Verbandes dauerhaft und wirksam unterstützt.

Das vorliegende Management- und Zertifizierungssystem für Verbände und Organisationen baut auf dem durch die Normenreihe ISO 9000 zur Verfügung gestellten Modell des Geschäftsprozessmanagements auf. Es berücksichtigt die in der ISO 9001:2015 formulierten Anforderungen, schließt diese vollständig ein und interpretiert sie verbändespezifisch. Mit der gleichzeitigen Einbeziehung des Managementmodells der Balanced Scorecard werden die jeweiligen verbandsspezifischen Erfolgsfaktoren und Kennzahlen sowie ihre dynamische Bewertung ergänzt. Und nicht zuletzt wird mit der Berücksichtigung des ebenfalls der Normenreihe ISO 9000 immanenten Leitgedankens, aus regelmäßigen Chancen- und Risikoabgleichen sowie der täglichen Arbeitspraxis resultierende Hinweise auf Verbesserungspotenziale und Anknüpfungspunkte zu Business-Excellence-Ansätzen zu vermitteln, die Möglichkeit geschaffen, jedes verbandsindividuelle Managementsystem in Richtung eines Excellence-Ansatzes wie des EFQM-Modells für Business Excellence weiterzuentwickeln.

Wenngleich die Typisierung üblicher Verbandsleistungen sowie der Detaillierungsgrad des jeweiligen Geschäftsablaufs schwerpunktmäßig auf Wirtschaftsverbände und wissenschaftlich-technische Vereine ausgerichtet sind, ist das vorliegende Management- und Zertifizierungssystem für Verbände und Vereine aller Größenordnungen und auch in Verbindung mit weiteren, jeweils verbandsspezifisch ergänzenden, satzungsgemäßen Zwecken dienenden Leistungen anwendbar. Auch ist die Systematik des Managementsystems so aufgebaut, dass zum Verband gehörende Organisationsstrukturen wie Stiftungen oder jene, über die ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unterhalten wird, in das Managementsystem und dessen regelmäßige, die Weiterentwicklung fördernde Begutachtung im Rahmen eines Zertifizierungsprozesses einbezogen werden können (siehe Grafik „Service Excellence: Instrument für modernes Verbands- und Service-Management“).

Der Anforderungskatalog und die Zertifizierungskriterien

Den oben abgeleiteten Ansatz eines Managementsystems aufgreifend und mit der Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten verbunden, werden auf der Basis grundlegender, allgemeiner Anforderungen die abgebildeten Geschäftsabläufe definiert. Mit der Erfüllung organisatorischer Verpflichtungen und der Verpflichtung zur Förderung der internen Kommunikation werden grundsätzliche Anforderungen festgelegt, die durch die Bereitstellung von Finanz- und Sachressourcen, die Nutzung von Wissen und Erfahrung, die Festlegung von quantifizierten Verbandszielen sowie die Erfolgsbewertung durch die Verbandsführung ergänzt werden. Neben den Geschäftsabläufen für Mitglieder- und Personalmanagement, wobei bei Letzterem sowohl haupt- als auch ehrenamtliche Mitarbeiter sowie temporär tätige, freiwillige Helfer berücksichtigt sind, sind auch die grundlegenden Anforderungen an die ablauforientierte Abwicklung von Leistungen sowohl zur Erfüllung des Verbandszwecks als auch im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs vorgegeben.

Vervollständigt werden die Zertifizierungskriterien durch Anforderungen an unterstützende Geschäftsabläufe, die im Fall des Umgangs mit Kundenreklamationen nur im Zusammenhang mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und im Fall der Sicherung der Einsatzfähigkeit verwendeter Ressourcen bei ihrer tatsächlichen Verwendung im Rahmen von Verbandsleistungen zu berücksichtigen sind. Der damit als Gesamtheit umrissene Strukturierungs-Vorschlag des verbandsspezifischen Managementsystems entspricht der Struktur des vorliegenden Anforderungskatalogs, die anhand des Inhaltsverzeichnisses nachvollziehbar wird.

Der Ablauf des Zertifizierungsverfahrens

Im ersten Schritt des Zertifizierungsverfahrens muss zunächst die Voraussetzung erfüllt werden, dass die verbandsspezifischen Geschäftsabläufe im Rahmen des Managementsystems abgewickelt werden. Dies betrifft in erster Linie die praktische Durchführung aller Geschäftsabläufe im Geschäftsalltag und schließt eine angemessene Dokumentation des Managementsystems ein. Für manche Verbände sind in diesem Zusammenhang umfangreichere Reorganisationen zu leisten, für andere Verbände sind je nach dem aktuellen Stand der bisher angewendeten Managementkonzepte punktuelle Vervollständigungen und Systematisierungen ausreichend.

In allen Fällen jedoch bietet sich für den Verband die Chance, durch eine zielgerichtete und an der Verbandsstrategie orientierte Auswahl eigener, bewährter und zweckmäßiger Verfahrensweisen die eigenen Geschäftsabläufe so zu gestalten, dass sie in optimaler Weise die Erreichung der Verbandsziele unterstützen. Gleichzeitig wird ein risikobeherrschtes und wirtschaftliches Handeln ermöglicht.

Als zweiter Verfahrensschritt schließt sich die Begutachtung des Managementsystems an, wobei neben einem optionalen „Probelauf“ und einer Bewertung der Dokumentation zum Managementsystem der Schwerpunkt des sogenannten „Audits“ durch die Bewertung der praktischen Durchführung der Geschäftsabläufe in der Verbandsgeschäftsstelle gebildet wird. Unabhängige Auditoren bewerten in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit den Verbandsvertretern den Erfüllungsgrad der Zertifizierungskriterien, bilden sich ein Urteil über die Effektivität des verbandsspezifischen Managementsystems und bestätigen dem Verband ein positives Ergebnis durch ein Zertifikat. Die Kontinuität dieses Prozesses der Durchführung von unabhängigen Audits wird durch jährliche Follow-up-Audits gesichert, die gleichzeitig die kontinuierliche Optimierung der verbandsspezifischen Geschäftsabläufe fördern und die Weiterentwicklung des Verbands unterstützen.

Die Vorteile einer objektiven Bewertung

Die Vorteile, die mit diesem Verfahren verbunden sind, fokussieren sich auf die Aspekte der Optimierung, des Engagements und des Verbandsimages. Der Verband stellt sich als modern geführter Verband dar, der sich aktiv auf der Grundlage seiner „ausgezeichneten Qualität“ den gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen stellt.

Hier spielt gemäß aktuellen Studien[1] nicht nur die Zufriedenheit der Mitglieder, sondern auch das Image des Verbands als Ursache für den zentralen Erfolgsfaktor „Emotionale Mitgliederbindung“ eine wichtige Rolle.

Und dass neben der emotionalen Mitgliederbindung auch eine QM-Zertifizierung besonders erfolgsinduzierend in Verbänden wirkt, ist ebenfalls empirisch belegt.[2]

Mit der Einführung des umfassenden Konzepts eines Managementsystems und der Durchführung des Zertifizierungsprozesses legt die Verbandsführung den organisatorischen Grundstein für den „Verband als eine lernende Organisation“, die in der Lage ist, die Herausforderungen eines sich ständig ändernden gesellschaftlichen Umfelds ziel- und zukunftsorientiert erfolgreich anzunehmen (siehe Grafik „Der Nutzen des Managementsystems und des Zertifizierungsprozesses“).

[1] Demnach trägt – über alle Verbände hinweg betrachtet – die Mitgliederzufriedenheit zu 43 Prozent und das Image zu 57 Prozent zur emotionalen Mitgliederbindung bei. In Personenverbänden steigt sogar der Einfluss des Images auf 64 Prozent. Quelle: Verbändereport 2017

[2] Demnach liegt der Anteil bereits zertifizierter Organisationen unter den besonders erfolgreichen Verbänden bei 21 Prozent, während dieser bei weniger erfolgreichen Verbänden bei lediglich 3 Prozent liegt. Quelle: Excellence Barometer Verbände (ExBa Verbände)